「一度提出した履歴書をコピーして使い回してももいいの？」「コピーした履歴書を提出したら採用担当者にバレるの？」と疑問を抱えていませんか？

企業ごとに履歴書を作成することは大変なため、できたらコピーして使いまわしたいと思う方も多いのではないでしょうか。

しかし、就活において履歴書のコピーはNGです。

そこで本記事では、履歴書のコピーがNGな理由をはじめ、履歴書を手書き・パソコンで作成する際のポイントを解説します。

熱意が伝わる履歴書をスムーズに作るヒントを紹介しているため、ぜひ参考にしてくださいね。

履歴書のコピーがNGな理由

履歴書の作成は時間と手間がかかるため、コピーしたくなる気持ちはわかります。

しかし、志望企業への熱意が伝わらなくなるため、履歴書をコピーをしてはいけない3つの理由を紹介します。

志望動機が他の企業と同じになる

まず、履歴書をコピーしてしまうと志望動機が他の企業と全く同じになってしまうためやめましょう。

「同じ業界・職種なら別に問題ないのでは？」と、思う方もいるかもしれません。

しかし、どの会社でも使い回せる志望動機は、内容が薄い無難な内容になってしまいます。

志望動機が他の企業と差別化できず、応募した企業にマッチしない内容になる可能性が高いです。

入社意欲が感じられない

企業は、数ある企業の中からなぜ自社を選んでくれたのかを重視しています。

そのため、他社と同じ志望動機の履歴書を使いまわすと、採用担当者の印象に残りません。

また採用担当者は、毎年多くの履歴書・志望動機をチェックしているため、使いまわしの履歴書は、高確率で見抜かれると覚えておきましょう。

どれだけ素晴らしい経歴であったとしても、企業は自社へ入社したい！と思っている人材を求めています。

だからこそ、「なぜ数ある企業の中でも貴社に入社したいのか」を書いた履歴書を作成しましょう。

過去の履歴書を使いまわすのもNG

別の企業に応募した際に、返却された過去の履歴書を使い回すのも絶対にやめましょう。

履歴書には日付を書かなければならないため、日付を修正液などで直した履歴書は印象が悪く、企業に対して失礼です。

また何度も人の手に触れた履歴書にはシワがついているため、使いまわしと見抜かれてしまいます。

何より、一度不採用だった書類には何か改善点がある可能性が高いです。

そのため、同じ履歴書を使いまわしても、良い結果を得ることは難しいでしょう。

手書き作成とパソコン作成はどっちがいい？

ここで、履歴書は手書き作成とパソコンのWord・Excelなどを使って作成するのとでは、どちらがいいのかを解説します。

それぞれメリット・デメリットがあるため、ひとつずつチェックしていきましょう。

手書き作成のメリット

まず、履歴書を手書きで作成するのには、次のようなメリットがあります。

• 応募企業へ熱意を伝えやすい
• 文字から人柄が伝わりやすい

手書きで時間を書けて、丁寧に履歴書を作成することで、応募企業へ自分の熱意が伝わりやすいです。

また、文字にはその人の性格が出ると言われています。

そのため、文字の上手い下手にかかわらず、自分ができる最大限の丁寧な文字を書くことを意識することで、誠意や熱意がしっかり伝わるでしょう。

手書き作成のデメリット

履歴書を手書きで作成するのには、次の2つのデメリットがあります。

• 履歴書1枚作成するのに時間がかかる
• 文字が雑だとマイナスの印象を与えてしまう

手書き作成する場合、誤字脱字をしてしまうと始めから書き直しのため、履歴書1枚を作成するのにかなり時間がかかりやすいです。

また、文字が雑だと、「信用に欠ける」「仕事が雑そう」という悪い印象を与えてしまいます。

パソコン作成のメリット

次に、履歴書をパソコンで作成するのには、3つのメリットがあります。

• 誰でも見やすい履歴書を作成できる
• 学歴や資格などはコピーして作成できる
• WordやExcelなどのスキルをアピールできる

パソコンで履歴書を作成することで、学歴や資格など、必ず同じ情報の部分はコピーしつつ、きれいな履歴書をスピーディーに作成できます。

また採用担当者の方が読みやすいように工夫することで、履歴書を通してWordやExcelなどのパソコンスキルもアピールできるのがメリットです。

パソコン作成のデメリット

パソコンで履歴書を作成する場合のデメリットは、次の2つです。

• 個性を出しにくい
• 誤送信のおそれがある

誰でもきれいな履歴書を作成できる分、文字などで人柄を伝えるなどができず、手書き作成と比べて個性を出しにくい側面があります。

また、パソコンで作成した履歴書をメールで送る場合は、誤送信をするおそれがあるため、細心の注意を払いましょう。

手書き作成する際のポイント

ここからは、履歴書を手書きで作成する際とパソコンで作成する際のポイントをそれぞれお伝えします。

まず、手書きで作成する際のポイントは主に2つです。

誤字脱字に気を付ける

まず、誤字脱字がないように注意しながら書きましょう。

どこか1か所でも誤字脱字があると、注意力がない、最終確認を怠ったと判断されてしまいます。

手間はかかりますが、鉛筆などで下書きをして、誤字脱字がないことを確認したうえで清書するのがおすすめです。

読みやすさに気を付ける

次に、手書きで書く際は採用担当者の方が読みやすい文字・バランスを意識しましょう。

一文字一文字丁寧に書くことはもちろん、文字の大きさや行間も意識して、読みやすい履歴書を作成することが大切です。

これらを心掛けることで、気遣いや真面目さなどをアピールできます。

清書する前に一度下書きをして、客観的に読みやすいかをチェックしましょう。

パソコン作成する際のポイント

次に、パソコンで履歴書を作成する際のポイントを2つ紹介します。

パソコンでの作成は個性が出しにくいですが、ちょっとしたポイントを押さえるだけで、他の就活生と差別化できるためチェックしていきましょう。

WordやExcelを使用して作成する

パソコンで履歴書を作成する場合、基本的に「Microsoft Office」のWord・Excelを使用しましょう。

代用アプリに当たるもので作成すると、企業にメールで履歴書に送付した際に、データが開けない場合もがあるからです。

またWord・Excelで作成した履歴書は、レイアウトの崩れ防止のため、PDFデータに変換して送るのがおすすめです。

フォントは明朝体かゴシック体を使用する

Word・Excelで履歴書を作成する場合は、誰もでも読みやすい明朝体、もしくはゴシック体を使用しましょう。

文字サイズは、10.5pt〜11ptが一般的です。

また、行書体は一見きれいですがデータでは読みにくい場合が多く、ポップ体はカジュアルすぎるため使用しないようにしてください。

パソコンで作成した履歴書を印刷する場合

次に、パソコンで作成した際の履歴書の印刷に関するポイントを2つチェックしていきましょう。

印刷はコンビニでも問題ない

自宅にプリンターがある場合は、コンビニのコピー機での印刷で問題ありません。

オンライン上にデータを登録して印刷する「ネットワークプリント」、もしくはUSBやSDカードに保存したデータを印刷しましょう。

それぞれのやり方を紹介します。

【ネットワークプリントの手順】

1. パソコン・スマホ・タブレットなどからネットワークプリントにアクセス
2. 予約画面にアクセスして、履歴書のデータをアップロード
3. 印刷用紙のサイズや枚数、カラーを設定する
4. 発行された予約番号を控える
5. コンビニのコピー機で予約番号を入力して印刷する

ネットワークプリントは、印刷できる期間が限られているため、印刷し忘れがないように気をつけましょう。

【USBやSDカードから印刷】

1. コンビニUSBやSDカードを持っていく
2. コピー機の手順に従ってUSBやSDを差し込む
3. 印刷用紙のサイズや枚数、カラーを設定を行い印刷

USBやSDカード内の履歴書は個人情報にあたるため、コンビニに置き忘れないように気をつけてくださいね。

参照元：ネットワークプリントサービス

印刷する用紙のサイズには注意

以前はB5サイズの履歴書が主流でしたが、現在は一般的な書類のサイズに合わせて、A4サイズが主流となりました。

どちらでも大丈夫ですが、企業から指定がなければA4サイズでの印刷をおすすめします。

履歴書を印刷する際は、折った状態でA4サイズもしくはB5サイズになるように印刷しましょう。

• A3サイズ（折った状態でA4サイズ）
• B4サイズ（折った状態でB5サイズ）

A3サイズを折りたたんだ状態がA4サイズ、B4サイズを折りたたんだ状態がＢ5サイズです。

印刷する際に間違えないように注意してくださいね。

履歴書のコピーは自分用に持っておく

最後に、履歴書のコピーは必ず自分用に面接当日まで持っておくべき理由を2つお伝えします。

面接前に確認できるようにコピーしておく

まず、履歴書のコピーがあれば、面接前に志望動機や自己PRを再確認できるため安心です。

面接では、事前に提出した履歴書から質問される場合がほとんどなため、履歴書をもとに面接のシュミレーションを行いましょう。

また就活では複数の企業の選考を並行して進めるため、どんな志望動機を書いたか意外と忘れがちです。

そのため、各企業ごとの履歴書は必ずコピーしておいてくださいね。

次に履歴書を作成する際の参考としてコピーしておく

就活では、時に書類選考で不採用になる場合があります。

その際に企業に提出した履歴書を見返すことで、改善点を見つけることができるため、必ず手元に残しておきましょう。

また、次回履歴書を作成する際の資料としても最適です。

学歴・資格・趣味・特技の欄などは、同じ内容を書いて問題ない部分のため、過去の履歴書を見ながらスムーズに新しい履歴書を作成できます。

まとめ

履歴書をコピーして使いまわしてはいけない理由をお伝えしました。

就活中は履歴書を何枚も作成しなければならないため、コピーして使い回したくなる気持ちはわかります。

しかし、どの企業にも使いまわせる志望動機が書かれた履歴書では、採用担当者の印象に残りません。

何より、応募企業への熱意が伝わらず、選考の通過は難しくなってしまいます。

そのため、時間はかかりますが、履歴書は必ず1社ずつ丁寧に作成しましょう。

手書きで作成する際は誤字脱字や読みやすさに気をつけ、パソコンで作成する際はMicrosoft Officeを使用し、フォントは明朝体かゴシック体で作成してください。

ポイントを押さえて、企業に熱意や誠意が伝わる履歴書を作る参考になれば幸いです。