就活の電話に苦手意識を持っている方は、多いのではないでしょうか。

自分のやり方が正しいかどうかわからないと、電話における対応に自信が持てませんよね。

電話対応が選考結果に直結するわけではありませんが、間違った掛け方をすると印象がマイナスになりかねません。

そこで、この記事では就活の際の電話マナーの基本ポイントとシチュエーション別の電話マナーを例文付きでまとめました。

就活の正しい電話マナーを知り、苦手意識を克服していきましょう。

電話マナーの基本的な9のポイント

就活で電話をする際は、マナーを守って失礼がないように対応しましょう。

基本的な電話マナーは、下記の9つです。

• 事前に要件をまとめておく
• 業務時間内に電話をする
• 静かな場所・電波が良いところで話す
• メモができるように準備しておく
• 「もしもし」は言わない
• 声は大きく高めでハキハキと話す
• 大事なことは復唱する
• 聞き取れない場合は聞き返す
• 相手が電話を切ってから電話を切る

企業の方と電話をする前にそれぞれのポイントを確認してくださいね。

事前に要件をまとめておく

要件を簡潔に伝えられるように、事前に話す内容をまとめておきましょう。

なぜなら限られた時間で的確に要件を伝えて、相手の時間を長く取らせないようにするためです。

電話では相手の忙しさを判断できないため、万が一忙しい場合を考慮して電話する必要があります。

電話をする前に5W1Hを意識して「いつ、どこで、誰が、なぜ、どのように」を基本にメモをまとめると、相手に伝わりやすくなります。

限られた時間で要領よく伝えるコツは、要件だけでなく話す順番までを意識したメモを横に置いておくことです。

業務時間内に電話をする

企業によって異なりますが、電話は業務時間内にするのがマナーです。

ただし、電話をするタイミングは「午前10時〜11時半」「午後2時〜5時」といったように、出勤直後や昼休み、退勤直前の忙しい時間帯は避けましょう。

就業開始時間は忙しい場合が多いため、少なくとも開始時刻から1時間後を目安にかけることをおすすめします。

また、会社が休みの日は基本的に就活生から電話をかけてはいけません。

休日明けの日の午前中も忙しい可能性が高いため、電話は控えた方が無難です。

静かな場所・電波が良いところで話す

滞りなく会話できるように、電話をかける際は静かで電波が良い場所を探しましょう。

周りが騒がしいと話を聞き取れず、また、電波が悪いと会話が途切れ途切れになる可能性があります。

もし自分が騒がしい場所にいる時に電話がかかってきた場合は「〇分後にこちらから折り返します」と伝えて、静かな場所に移動してから電話をするようにしてください。

もしくは「静かな場所へ移動しますので、少々お待ちいただけますでしょうか」と伝えて、電話をしながら移動しても構いません。

メモができるように準備しておく

電話の際は、要件を忘れないように相手の話をメモしながら通話しましょう。

電話を掛ける、もしくは受ける時は、電話の横にメモとペンを用意します。

外出時もメモできるように、かばんの中にメモ帳やスケジュール帳を入れておくと安心です。

万が一メモが近くにない時は、通話しながらスマホのメモ帳に残す方法もあります。

電話は音声のため、記録を残せません。

就活の電話では面接の日時や当日の案内など重要なことを伝えられるケースもあるため、内容は復唱してメモに残すことが大切です。

「もしもし」は言わない

電話での第一声は「もしもし」ではなく「はい、〇〇です」と名前を名乗るのがビジネスマナーです。

「もしもし」を企業からの電話で使ってはいけません。

うっかり「もしもし」と言ってしまった時は、すぐに自分の名前を告げて、相手が誰からの電話か判断できるようにしてください。

電話を掛ける際も「もしもし」ではなく、「お世話になっております、〇〇大学の〇〇です」とはじめに名乗りましょう。

声は大きく高めでハキハキと話す

電話の際は背筋を伸ばして、大きくて高めの声でハキハキと話すように心がけましょう。

笑顔で話すと声が明るく聞こえて、表情が伝わりにくい電話でも良い印象を残せます。

反対に、小さな声や暗い声で話すと聞き取りづらく、マイナスな印象に繋がるかもしれません。

また、緊張して早口やぎこちない話し方になってしまった時は、素直に緊張している旨を伝えて「申し訳ありません」と一言添えれば、マイナスな印象にはならないでしょう。

大事なことは復唱する

重要なことを相手が言った際は、自分が聞き取った内容に間違いがないかを復唱して確認しましょう。

例えば、「面接は〇月〇日でいかがでしょうか？」と聞かれた際は、「〇月〇日ですね。」と復唱すれば大丈夫です。

聞き取れない場合は聞き返す

相手が話した内容を聞き取れなかった時は「申し訳ありませんが、今お話ししていただいた内容を聞き取れませんでした。お手数をおかけしますが、もう一度話していただいてもよろしいでしょうか？」と丁寧に伝えましょう。

決して「え？」や「はぁ？」と条件反射的に返事をしてはいけません。

また、万が一重要な事項を聞き逃していて取り返しがつかない事態になってはいけないため、聞き取れていないまま放置しないようにしてください。

相手が電話を切ってから電話を切る

話が終わったあとは「お忙しいなかありがとうございました。それでは失礼いたします」と伝えて、相手が電話を切ってから自分も切りましょう。

電話を切る時は、原則としてかけた方が先に切ります。

自分から電話を掛けた場合は、最後の挨拶をしてすぐに電話を切って構いません。

【例文付き】シチュエーション別の電話マナー

就活の電話マナーを4つのシチュエーション別に紹介します。

• 電話をかける時
• 担当者が不在だった場合
• 電話を折り返す時
• 電話を受ける時

例文も紹介しているため、電話に苦手意識がある方は参考にしてくださいね。

電話をかける時

---

電話をかける際は、まずあいさつをして自分の名前を伝えます。

学生は大学名も忘れてはいけません。

話したい相手が電話に出たら名前や要件を簡潔に伝えて「今お時間大丈夫でしょうか」と確認してから詳細を話しましょう。

もし担当者の名前がわからない時は「ご担当者様はいらっしゃいますか？」と伝えれば問題ありません。

担当者が不在だった場合

---

担当者が不在の場合は、戻り時間を確認して再度電話する旨を伝えましょう。

取次の方に、自分の名前と要件、改めて電話する時間を担当者に伝えてもらってください。

もし戻り時間がわからない場合は、「〇時頃に改めてお電話いたします」とこちらからかけ直す時間を伝えます。

また、取次の方に「こちらからかけ直します」と言われた時は、お礼を言ってもう一度名前と電話番号を伝えましょう。

取次の方が伝えたい内容を忘れているケースもあるため、念のため電話に出た方の名前も控えておくと安心です。

電話を折り返す時

---

応募企業から電話がかかってきたのに忙しくて出られなかった際は、早急に折り返し電話をかけて要件を聞きましょう。

ただし、早急とはいえ営業開始時間から1時間以内や昼休み、営業時間外に電話をかけることはNGです。

電話を折り返しかけた際は、電話に出られなかったことに対する謝罪を一言伝えるのがマナーです。

もし留守電に「あとでかけ直します」と入っていた場合も、基本的に就活生からかけ直すようにしましょう。

かけ直しは不要という旨の留守電が入っていた場合は、かけ直さなくて構いません。

電話を受ける時

---

応募企業から電話がかかってきた時は、できるだけ早く電話に出ましょう。

電話が繋がったらまずは自分の名前を名乗り、要件を確認します。

話が終わったら「失礼します」などの丁寧な挨拶を交わして、相手が電話を切ったことを確認してから自分も電話を切ってください。

関連記事：面接の日程調整メールの書き方【例文付き】を解説！メールのマナーも紹介

言葉遣いにも注意しよう

使い慣れていないために、うっかり電話でマナー違反になる言葉を使用してしまうと、相手に不快感を与える可能性があります。

就活生がよく間違える言葉は、次の5つです。

間違い	正しい
貴社	御社
社長様	社長
了解しました	承知しました
なるほどですね	はい
連絡させていただきました	連絡いたしました

表のうえから順に説明すると、貴社は書き言葉なのに対し、話し言葉は御社です。

また、社長様ではなく、社長が正しい表現です。

「了解しました」は同僚や部下に使用する表現のため、就活では「承知しました」を使いましょう。

「なるほどですね」と相槌する就活生は多いですが、正しい敬語表現ではありません。

相槌を打つ時は、シンプルに「はい」と答えます。

さらに「連絡させていただきました」は同じ敬語を2回繰り返す表現になっているため、「連絡いたしました」と伝えましょう。

就活の電話では「ありがとうございました」を意識することも大切です。

電話を切る際に何といえば良いかわからない場合や自分の気持ちを素直に伝えたい場合に、積極的に使ってくださいね。

まとめ

就活の基本的な電話マナーやシチュエーション別の電話マナー、注意点などをお伝えしました。

電話における対応で合否が決まるわけではありませんが、採用担当者からの印象を大きく左右します。

今は電話対応に苦手意識があったとしても、基本をおさえれば自信を持って受け答えできるようになるでしょう。

シチュエーション別の電話マナーでは、例文も紹介しているため、具体的にどのように受け答えすればいいかわからない方はぜひ参考にしてください。

関連記事：就活はいつから始めるべき？就活のスケジュールからやるべきことまで徹底解説